Un año de tramitación electrónica de las disposiciones generales

Un año de tramitación electrónica de las disposiciones generales

Transcurrido un año desde el Acuerdo de Consejo de Gobierno de 28 de diciembre de 2010 y del lanzamiento de la tramitación electrónica de las disposiciones generales, tenemos ya una experiencia que merece ser puesta en común y sobre la que reflexionar.

Se han tramitado de forma electrónica 218 disposiciones, que han involucrado a todos los Departamentos del Gobierno Vasco, a Organismos Autónomos y a Entes Públicos de Derecho Privado; se ha completado la interacción electrónica con la Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, que utiliza ya el sello electrónico para la firma de sus dictamenes y requerimientos; y  el Consejo Económico y Social de Euskadi y el Consejo de Relaciones Laborales han solicitado formalmente la tramitación electrónica para todos los expedientes en este procedimiento.

En euskadi.net está también disponible para todos los ciudadanos y ciudadanas la información del procedimiento y los formularios para facilitarles sus trámites con la Administración.

Todo ello es una muestra más del avance de la administración electrónica, avance que está siendo posible, entre otros,  por la implicación de todos los Departamentos del Gobierno Vasco y por la favorable disposición y acogida general que está teniendo entre los trabajadores y trabajadoras de la función pública, más allá de los limitados recursos formativos que podemos ofrecerles en la coyuntura actual.

El trabajo y liderazgo del Grupo de Colaboración del Proyecto, integrado por las personas responsables de las asesorías jurídicas de los Departamentos y por los órganos administrativos horizontales del procedimiento, como la Oficina de Control Económico, ha sido y es fundamental para la consecución de los objetivos.

Es esencial centrar la construcción de las herramientas en las personas que las usan, por lo que en 2011 hemos ejecutado mejoras en la aplicación informática propuestas por las usuarias y los usuarios y se ha construido la interacción con otras aplicaciones como la de Actas de Consejo de Gobierno ( y a través de ella, con la de Parlamento Vasco) y la del Boletín Oficial del País Vasco.

Además, la digitalización del procedimiento de disposiciones normativas ha conllevado la progresiva adaptación de la infraestructura común de tramitación electrónica, PLATEA, a las especificidades y requerimientos de los procedimientos fundamentatmente “internos” o a instancias de la propia Administración, lo cual constituye un hito de gran impacto para los posteriores proyectos de digitalización de este tipo de procedimientos.

Un hito muy relevante ha sido la materialización del trámite de información pública en sede electrónica.  Disponemos ya de la aplicación o formulario de captura de datos que sirve para que cualquier procedimiento que pueda requerir el trámite de información pública vuelque de forma rápida y sencilla la información necesaria en euskadi.net: hoy en día en la pestaña “Información pública” de la pantalla inicial (Home) y, cuando esté creado a final del presente mes, en el tablón de anuncios (edictos) de la sede electrónica del Gobierno Vasco.

De esta forma, en coherencia con los objetivos de transparencia y participación pública en el marco del Buen Gobierno, los ciudadanos y ciudadanas encontrarán rápida y facilmente todo aquello que está abierto a la presentación de sus alegaciones y sugerencias en cualqueira de los procedimientos del Gobierno Vasco.

Este año 2012 vamos a continuar con otros proyectos que supondrán mejoras en las aplicaciones de tramitación electrónica existentes, como el Proyecto de Usabilidad, y la tramitación electrónica de otros procedimientos como ayudas nominativas y directas, encomiendas de gestión, adjudicaciones internas a medios propios y  convenios, así como el proyecto de interacción con JustiziaSIP (expediente judicial electrónico) para los casos de los recursos contencioso-administrativo.

Creemos muy necesario transmitir de primera mano y directamente a los usuarios y usuarias todas estas cuestiones relevantes y los hitos previstos en relación con la tramitación electrónica de los procedimientos, no solo para desplegar las nuevas utilidades  sino también para recabar de ellos sus aportaciones, sugerencias y propuestas. Por ello, el día 26 de enero tendrá lugar en el Salón de Actos de Lakua II una sesión informativa para desplegar estos contenidos:

  • ¿Qué nuevas utilidades tiene ya disponibles la aplicación de tramitación electrónica de las disposiciones generales?.
  • ¿Qué recursos existen para ayuda en nuestro trabajo?
  • ¿En qué estamos trabajando y qué novedades se esperan en 2012?. Objetivos, hitos y productos.

Os mantendremos informados en posteriores posts de este blog de los avances que vayamos logrando en estos objetivos.

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Monica Soto del Rio

Responsable de Proyectos en la Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA)

Comments

  1. Juan Luis Ronco
    Juan Luis Ronco 26 enero, 2012, 19:41

    Se trata de un proyecto complejo, tanto en lo tecnológico, como en lo organizativo.

    Se trata de un proyecto que no sólo ha puesto en valor los elementos comunes de la infraestructura de la tramitación electrónica, sino que además ha contribuido a perfilar un nuevo modelo de gestión de los expedientes de tramitación electrónica del resto de familias de procedimientos.

    Se trata de un proyecto abierto, capaz de ir recogiendo las mejoras de los usuarios, y capaz de interoperar con otros sistemas de información (Boletín, Consejo de Gobierno, Tablón de Anuncios electrónico, etc.)

    Mi enhorabuena a todas las personas que han participado en la materialización de este proyecto.

    Mil gracias a nuestros compañeros de EJIE, sin su conocimiento de las herramientas tecnológicas no habría sido posible.

    Por último, “chapeux” a Mónica por haber sido capaz de gestionar a todas las personas que han formado parte de este proyecto, y haber materializado el mismo en un tiempo record en esta organización.

    Un saludo.

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    • Mónica Soto
      Mónica Soto 26 enero, 2012, 22:30

      Gracias Juan Luis.

      Coincido contigo en que la aportación del conocimiento del equipo de EJIE está siendo fundamental para la consecución de los objetivos que nos planteamos. Espero que, llegados a este punto, me permitáis la licencia de agradecer a José Vega, de forma explícita, su permanente disposición e implicación en todos los avatares de estos últimos meses.

      Es verdad que este proyecto ha evidenciado aspectos muy interesantes, no sólo tecnológicos, sino también de la gestión del cambio de los proyectos de digitalización y de los posibles escenarios que podemos barajar para los próximos proyectos.

      Pero me parece muy importante resaltar que, a su vez, este proyecto ha seguido la estela de otros precedentes y ha bebido de su experiencia previa, especialmente del proyecto de digitalización de los procedimientos de ayudas y subvenciones. Todo es un poco más fácil si por delante otro va desbrozando el camino…

      Si, además, los compañeros y compañeras te acompañan a recorrerlo pues los resultados son aún más satisfactorios.

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  2. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 28 enero, 2012, 19:01

    Como dice Mónica, este proyecto ha seguido la estela de otros precedentes y, como dice Juan Luis, ha contribuido a perfilar un nuevo modelo de gestión de expedientes. Lo interesante es que hay una estrategia y una continuidad. Estamos sacando adelante proyectos que no son flor de un día, sino que cada uno de ellos transita por un camino trazado y hace más profunda la huella.

    Estamos sacándole chispas a la plataforma de administración electrónica del Gobierno Vasco (PLATEA) y demostrando que es una buena herramienta para gestionar los expedientes de todos los Departamentos y Organismos Autónomos. Y no solo para canalizar las relaciones telemáticas entre la ciudadanía y la administración, sino también para la gestión interna de los expedientes.

    Además, al tratarse de un sistema común (de ámbito corporativo), se simplifican los mantenimientos informáticos, la formación, la asistencia a los usuarios,… y, además, toda la organización se beneficia de las mejoras propuestas por cualquier departamento.

    Este proyecto va pues por el buen camino y, con su éxito, contribuye a que también otros proyectos transiten por este mismo camino.

    Desde mi punto de vista, algunas claves del éxito de este proyecto han sido:

    1. El liderazgo: el proyecto se impulsó desde el más alto nivel político y la solución adoptada tomó cuerpo de naturaleza en un Acuerdo del Consejo de Gobierno, que establecía la obligatoriedad de utilizar esta aplicación para tramitar las disposiciones generales.

    2. La reingeniería: antes de desarrollar la solución informática se revisó y se consensuó el procedimiento de tramitación con los principales agentes que intervienen en el mismo. De hecho, este proyecto ha contribuido a estandarizar la tramitación de las disposiciones en todos los Departamentos (criterios comunes, plantillas normalizadas, etc.)

    3. La gestión del cambio: tanto en el desarrollo del proyecto como en la implantación se ha contado con todas las asesorías jurídicas de los Departamentos y con las personas que participan en este procedimiento. Se les ha impartido formación y se les ha facilitado el soporte necesario para la utilización del nuevo sistema. Todo ello, por cierto, con un nivel muy digno, teniendo en cuenta los escasos recursos disponibles. Dicho de otra forma, con un gran esfuerzo por parte de las personas que lo han llevado a cabo.

    4. Las personas: este proyecto solo ha sido posible gracias a la implicación de las numerosas personas que han participado en él: el grupo de colaboración que ha participado a lo largo de todo el proyecto, las asesorías jurídicas, los operadores jurídicos en general y, muy especialmente, el núcleo duro del proyecto, formado por personas de la DIAE y de EJIE, lideradas por Mónica. Mi más sincero reconocimiento para todas ellas.

    En resumen, este proyecto es un referente importante para los próximos procesos de digitalización de servicios que estamos abordando y gracias a él hemos adquirido un aprendizaje que nos va a ser muy útil en los próximos proyectos que ya tenemos entre manos.

    Eskerrik asko eta zorionak!

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  3. Alorza
    Alorza 29 enero, 2012, 10:29

    Para que salgan adelante proyectos como este hacen falta muchas Mónicas, que lo persigan con entusiasmo hasta que está bien asentado. Pero es más fácil cuando ya se ha hecho una vez y ha funcionado. ¡La clonación funciona! Para todas y todos, este es el año de ser Mónica :-)

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    • Mónica Soto
      Mónica Soto 29 enero, 2012, 20:44

      Bueno…Alberto, gracias de nuevo por vuestro reconocimiento. Es muy ilusionante para continuar con todo lo que estamos haciendo.

      Pero he de insistir que ninguno de los objetivos que nos planteamos, ninguno de los proyectos que impulsamos, llegan a buen puerto con una sola persona. Iñaki ha apuntado alguno de los factores que han contribuido al resultado pero hay más; por ejemplo, contar con la confianza de quien tiene la responsabilidad de tomar decisiones cada minuto.

      Yo creo que este es el año de ser una misma y uno mismo dando lo mejor en los equipos y grupos de trabajo de nuestros proyectos y retos. “Contagiar” a las funcionarias y funcionarios para que se sumen a estos retos es una de las claves.

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