Tramitagune: cerrando el círculo de la digitalización interna en la Administración Pública Vasca

Tramitagune: cerrando el círculo de la digitalización interna en la Administración Pública Vasca

En el último post de octubre de 2014 sobre la evolución que ha sufrido Tramitagune como aplicación horizontal de la tramitación electrónica, dejamos para otro posterior el alcance del Acuerdo de Consejo de Gobierno de 29 de julio de 2014, por el que se aprueban las instrucciones de tramitación electrónica de tres tipos de comunicaciones intra-administrativas e inter-administrativas entre órganos de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Está fuera de toda duda que una comunicación clara, fluida, eficiente y precisa es uno de los factores fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier organización y de la Administración en particular. La regulación de los modos, tiempos y formas, así como de los canales (particularmente, de los canales formales) de esa comunicación se erige en una cuestión estratégica de primer orden.

La experiencia consolidada en la tramitación electrónica de los procedimientos a instancias de la Administración a través de Tramitagune ha llevado a plantear la necesidad de profundizar en el camino ya iniciado, en el convencimiento de la utilidad de esta vía, plasmada en la aprobación del Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, cuyo artículo 29 marcó un horizonte específico respecto a las comunicaciones entre órganos de la Administración al disponer que: “La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi utilizará medios electrónicos en las comunicaciones entre sus órganos y con otras Administraciones Públicas, salvo que existan causas técnicas justificadas que impidan su utilización.

No es pretensión del acuerdo abarcar, regular o informatizar todo conjunto total de mensajes, tanto formales como informales, que se intercambian entre los integrantes de una organización. Pero sí que tiene por objetivo canalizar por Tramitagune aquellas comunicaciones formales que se producían en papel (sin que por ello quepa duda alguna sobre su carácter formal y tasado). En este sentido, se entiende por comunicación formal toda aquella incluida en el ámbito de aplicación del artículo 19 dela Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común que regula con carácter general y básico las comunicaciones formales entre los órganos pertenecientes a una misma Administración Pública, imponiendo que se efectuará siempre directamente, sin traslados ni reproducciones a través de órganos intermedios, y que podrán efectuarse por cualquier medio que asegure la constancia de su recepción.

Entre unidades y órganos gestores de la Administración se producen habitualmente comunicaciones de carácter formal, consistentes en consultas, solicitudes de informes o dictámenes, o peticiones de documentación. Tales son muchas de las dirigidas a los órganos de carácter horizontal de la Administración General:

  • Consulta: Toda solicitud de una opinión jurídica, técnica o científica respecto de la interpretación o aplicación de una norma jurídica, la naturaleza de una determinada institución, la aplicabilidad de tal o cual principio técnico o de tal o cual información objetiva o mensurable, o cualquier otra similar, pero sin hacer referencia a un caso concreto.
  • Informe: Toda solicitud de una opinión jurídica, técnica o científica sobre cualquiera de las cuestiones a las que puede referirse una consulta, pero referida a una situación o relación jurídica concreta, siempre que no se ubique en el ámbito de un procedimiento concreto.
  • Petición de documentación: Aquellas solicitudes que, con las mismas condiciones establecidas para las consultas y solicitudes de informe, no requieran de una elaboración concreta sino que se refieran a documentos ya existentes.

En la tramitación electrónica de estas comunicaciones se incluyen tanto comunicaciones intra-administrativas (entre unidades u órganos administrativos de la Administración General), como comunicaciones inter-administrativas (entre la Administración Institucional y el resto de su sector público).

El Acuerdo citado ordena primar el uso de la tramitación electrónica sobre otras vías de tramitación formal. De esta forma, en la actualidad, los métodos de tramitación tradicional (los conocidos como “adjunto remito” y demás comunicaciones en papel, con los correspondientes registros y sellos de entrada y de salida) deben ser sustituidos por el canal electrónico.

La aplicación efectiva de este Acuerdo cerrará casi el círculo de la digitalización interna,  extendiendo la misma no solo a los procedimientos administrativos sino también a procesos internos que, aunque no lo son, constituyen gran parte del quehacer diario de muchas personas. Y decimos que “casi” se cierra el círculo de la digitalización interna porque nos ponemos manos a la obra con la digitalización de los procedimientos de contratación, gran reto para el que será imprescindible la colaboración de todas las persona implicadas.

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Monica Soto del Rio

Responsable de Proyectos en la Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA)

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