Tramitación electrónica de circulares, instrucciones y órdenes de servicio en el Gobierno Vasco

Tramitación electrónica de circulares, instrucciones y órdenes de servicio en el Gobierno Vasco

En estos últimos años la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi ha ido abordando actuaciones significativas dirigidas tanto a simplificar la tramitación administrativa de sus procedimientos, como a mejorar la calidad de la comunicación, tanto interna de los órganos que la integran, como en su relación con los ciudadanos y ciudadanas, con el objetivo específico de aumentar, con carácter general, la eficiencia y la eficacia de dichos procesos.

La tramitación electrónica en los procedimientos iniciados de oficio por la propia Administración y de los procesos de comunicación y relaciones internas a través de la Plataforma Común de Tramitación Electrónica puede decirse que es una práctica consolidada y permite el cumplimiento al mandato contemplado por el artículo 29 del Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, que establece que «La Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi utilizará medios electrónicos en las comunicaciones entre sus órganos (…), salvo que existan causas técnicas justificadas que impidan su utilización».

El Gobierno Vasco ha dado un nuevo paso con la tramitación electrónica de los expedientes de elaboración de las circulares, instrucciones y órdenes de servicio, resoluciones o actos administrativos que tienen su engarce en el ámbito propio de la organización administrativa.

El escenario construido —lejos de entrar en discusiones semánticas sobre la denominación de las resoluciones o actos administrativos como instrucciones, órdenes de servicio, circulares o directrices, y dejando de lado las disquisiciones doctrinales sobre su diverso contenido para que nos lleve a distinguir las unas de las otras— tiene por objeto la tramitación electrónica en la aplicación Tramitagune, en su proceso de elaboración, aprobando un modelo uniforme y estructurado de proceder.

Ese Modelo Básico de Tramitación de las Circulares, Instrucciones y Órdenes de Servicio configurado en Tramitagune tiene presente la obligación en materia de publicidad activa del artículo 7 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno cuando establece la necesaria publicación de las «directrices, instrucciones, acuerdos, circulares o respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos en la medida que supongan una interpretación del Derecho o tengan efectos jurídicos», y la previsión del artículo 6.1 Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que, a excepción de algunas de las previsiones de sus disposiciones finales, entrará en vigor el 2 de octubre de 2016 y que señala que «Cuando una disposición específica así lo establezca, o se estime conveniente por razón de los destinatarios o de los efectos que puedan producirse, las instrucciones y órdenes de servicio se publicarán en el boletín oficial que corresponda, sin perjuicio de su difusión de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno». Así, en el momento de dar de alta un expediente de este tipo habrá de concretarse si la resolución o acto administrativo resultante debe ser objeto de publicación, esto es, debe determinarse si se trata de un expediente tipificado como de publicidad activa obligada o de publicidad activa no obligada.

Por otro lado, y en atención al contenido de la circular, instrucción u orden de servicio, se deberá concretar si el expediente ha de contar con el informe jurídico de la asesoría jurídica del departamento del órgano promotor y, en su caso, el de otro órgano administrativo del mismo o distinto departamento; además, junto al proyecto de resolución o acto administrativo de que se trate, se incorporará al expediente todo aquel documento que se estime debe acompañarlo, como una memoria justificativa.

Una vez más hay que destacar que los avances realizados desde el punto de vista técnico, tras haber analizado las actuaciones y los procesos que se siguen para practicar estos dos tipos de circulares, instrucciones y órdenes de servicio, han sido posibles por la participación en un grupo de colaboración del proyecto de personas de todos los departamentos y de los órganos administrativos de carácter horizontal con funciones relevantes en la tramitación en la Administración General de la CAE.

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Monica Soto del Rio

Responsable de Proyectos en la Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración (DACIMA)

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