Sustitución del papel en el registro de entrada

Sustitución del papel en el registro de entrada

Durante los últimos meses, el Gobierno Vasco ha dedicado parte de sus recursos a un objetivo que considera estratégico, la sustitución del papel por equivalentes electrónicos en todos los ámbitos de actuación administrativa en que sea posible.

La sustitución del papel por los documentos electrónicos aumenta la eficacia de la administración, consigue un ahorro económico importante y reduce el espacio necesario para el archivado de la documentación, así como las labores necesarias para su correcta gestión y conservación. Y estos son precisamente los objetivos perseguidos por el proyecto de sustitución del papel.

En un artículo previo de esta serie, titulado “Sustitución del papel por documentos electrónicos”, quedaron reflejados los pasos iniciales seguidos por Gobierno Vasco en el camino de la sustitución del papel, contextualizando la misma en los diferentes escenarios de trabajo administrativo (Registro de entrada, tramitación, archivado…), y delimitando los requisitos necesarios para su implantación efectiva.

Continuando con el propósito de informar del proceso seguido, en el presente artículo se describe el modo en que la sustitución del papel se ha llevado a cabo en uno de los escenarios estudiados: El registro de entrada de Gobierno Vasco, y los resultados obtenidos 3 meses después de su puesta en marcha.

Puesta en marcha en Registro de entrada

Para que la sustitución del papel sea hoy una realidad, ha sido necesario realizar las siguientes tareas:

  • Dotar al registro de entrada de los recursos necesarios: Escáneres, herramienta de digitalización, formación.
  • Elaborar la herramienta de distribución de los asientos registrales y sus documentos digitalizados.
  • Adecuar las aplicaciones informáticas de tramitación. Para asegurar la correcta recepción por parte de estas aplicaciones de los asientos registrales que les corresponden.
  • Facultar a la administración a, según el caso, devolver al ciudadano o destruir el papel que ha sido digitalizado. El nuevo Decreto de Administración electrónica del Gobierno Vasco habilita esta posibilidad.

Una vez finalizadas las tareas anteriores, el Gobierno Vasco comenzó a digitalizar documentación presentada por la ciudadanía el pasado 23 de abril de 2012.

En una primera fase de implantación, se seleccionó como candidato a Etxebide, el servicio vasco de vivienda. Cuyo volumen de solicitudes representa un porcentaje significativo de los asientos registrales que se producen.

En fechas próximas comenzarán las siguientes fases, en las que se incorporarán nuevos procedimientos, continuando por los pertenecientes al departamento de Empleo y Asuntos Sociales, concretamente con los procedimientos relativos a Familia.

En paralelo se ampliará igualmente el ámbito geográfico de acción, ampliando la posibilidad de sustitución del papel en registro de entrada a los tres territorios históricos (Araba, Guipuzkoa y Bizkaia), hasta lograr el objetivo de eliminar el 80% del papel que se recibe en las diferentes oficinas de registro del Gobierno Vasco para aquellos procedimientos que se acojan a esta nueva solución.

Resultados

Tras dos meses de experiencia digitalizando el papel presentado por los ciudadanos, estos son los datos más significativos:

  • Se han realizado alrededor de 6.200 asientos registrales digitalizados del procedimiento seleccionado.
  • La totalidad de ellos han sido correctamente distribuidos a las aplicaciones correspondientes.
  • Los 6.200 asientos llevan asociados más de 20.700 documentos electrónicos, lo que significa alrededor de 80.000 páginas digitalizadas.

No es difícil imaginar, en base a estos datos, el ahorro económico (que ya se hace notar en aspectos como el transporte de documentación en papel) y la mejora en sus funciones, que supone para Gobierno Vasco la implantación de la sustitución del papel y, sobre todo, el que supondrá cuando su utilización se extienda a la práctica totalidad de sus procedimientos administrativos.

Y todo ello, sin aumentar en la práctica, el tiempo de atención al ciudadano ni las labores de los agentes de registro de Zuzenean (servicio de registro de Gobierno Vasco), cuya acogida de esta nueva mejora en la atención, ha sido, todo hay que decirlo, magnífica.

Autores de este artículo: Sara Eguiluz, Ricardo Crespo y Antxon Larrañaga

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Comments

  1. oscar vejar
    oscar vejar 2 octubre, 2012, 21:22

    Estoy desarrollando un estudio para una Comunidad Forestal en México y me interesa saber cual es la posible sustitución del papel por soluciones de correo einformación digital, en áreas como las que Ustedes han participado o bien en la banca donde la sustitución de estados de cuenta en papel son sustituidos por la modalidad del “paperless”. ¿Tienen alguna idea de como se irá sustituyendo el papel en los próximos 10 años? Gracias por su respuesta.

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  2. Antxon Larrañaga
    Antxon Larrañaga 3 octubre, 2012, 15:01

    Hola Oscar.

    Para eliminar la entrada de papel en el Gobierno vasco se está procediendo a su digitalización y devolución al solicitante. Se ha comenzado por dos procedimientos y, progresivamente, se continuará con el resto.
    Para eliminar los papeles generados durante la tramitación se está procediendo a su generación ofimática y a la firma electrónica dentro del proceso, ya iniciado, de la progresiva digitalización de los servicios prestados por el Gobierno Vasco.
    Para reducir el archivo de la documentación se propone una digitalización selectiva, ya que no es rentable digitalizar todo, mediante el establecimiento de criterios de priorización: frecuencia alta de consulta, problemas de espacio, etc. El resto de documentos, los no digitalizados, serán paulatinamente expurgados según prescriba su valor legal.
    Estas tres actuaciones del Gobierno vasco requieren de un respaldo legal que ha comenzado con el Decreto 21/2012 de Administración Electrónica de la CAE y continuará con la inminente aprobación de la Política de Gestión de los documentos electrónicos.

    Un cordia saludo.

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