Resumen de artículos publicados sobre dokusi

Resumen de artículos publicados sobre dokusi

Este texto, a modo de epílogo, cierra una serie de once artículos en los que hemos tratado de explicar qué es dokusi.

dokusi (dokumentu kudeaketa sistema integrala – Sistema Integral de Gestión Documental) es la infraestructura informática del Gobierno Vasco que da servicios de gestión documental.

Un conjunto significativo de sistemas de información corporativos ya la están usando y el resto se incorporará de manera gradual.

La utilización de dokusi reporta tres beneficios principales:

  1. Cumplimiento de los requisitos, en materia de gestión documental, de la legislación relativa a la Administración electrónica.
  2. Ahorro económico por la reutilización se componentes y servicios ya desarrollados.
  3. Contribución a la eficacia administrativa al utilizar los estándares y herramientas corporativos.

Estos son los once artículos y sus enlaces:

  1. ¿Qué es dokusi?: Es la respuesta del Gobierno vasco al reto y a la oportunidad que supone la gestión de los documentos electrónicos.
  2. Modelo de Gestión Documental del Gobierno Vasco: Es la partitura que interpretan todas las personas que tienen que ver con la gestión documental
  3. Archivo digital del Gobierno Vasco: Es el repositorio electrónico. Guarda los documentos con criterios de archivo y son gestionables mediante servicios web.
  4. Sistema informático de Gestión del Archivo: La “tercer edad” de un expediente puede tener mucho movimiento. No se trata sólo de almacenar sino de servir.
  5. Sustitución del papel por documentos electrónicos: Digitalizar los documentos en soporte papel y sustituirlos por imágenes electrónicas.
  6. Software corporativo para la digitalización de documentos: Herramienta corporativa para la sustitución de papel
  7. Localizador universal de documentos: Mecanismo para dotar de autenticidad a las copias en papel de documento electrónicos
  8. Dossier del ciudadano: Una herramienta para ayudar a cumplir con el derecho de la ciudadanía a no aportar documentación que obra en poder de las administraciones públicas.
  9. Conservación de documentos electrónicos a largo plazo: Cómo mantener el valor probatorio de los documentos a durante todo su ciclo de vida.
  10. Registro de accesos a LOPD: Quien utiliza dokusi cumple con este requisito de la LOPD
  11. Framework de Servicios Documentales: Conjunto de servicios web que da respuesta a las necesidades corporativas de gestión documental.

El siguiente diagrama ubica cada artículo en el contexto de dokusi:

Agradecimientos

Me gustaría terminar este artículo agradeciendo el trabajo de todas las personas que han colaborado y están colaborando en la construcción de la plataforma  dokusi. Como puede verse en la lista siguiente, dokusi se ha ido construyendo a partir de la experiencia de muchos profesionales de distintas unidades organizativas del Gobierno Vasco:

También, Izenpe.

Así mismo, quiero agradecer la labor que está realizando el Comité Técnico de dokusi, asesorando a todas las unidades administrativas que se van incorporando a esta plataforma, tanto de la Administración General como de la Institucional. Este Comité está formado por:

  • Begoña Urigüen (Biblioteca, documentación y archivo general)
  • Irune Zumalde (Archivo general)
  • Jesús Mesa (DIAE)
  • Jose Angel Rodriguez (DIT)

Y por último, quisiera reconocer el magnífico trabajo realizado por el equipo humano de dokusi -mis colaboradores directos y los profesionales de las dos empresas que han colaborado con nosotros Informática El Corte Inglés y Odei-:

  • Gloria Barceló
  • Judith Basterra
  • Iker Domingo
  • José Estañ
  • Naiara Esteban
  • Fernando Fernandez de Aranguiz
  • Mikel Fernández de Landa
  • Iñigo García
  • Carlos González de Zárate
  • Nahia Hualde
  • Beatriz Lampreabe
  • Juan López
  • Eugenio Palos
  • Maria Concepción Núñez
  • Roberto Rivas
  • Enrique Rodríguez
  • Mari Carmen Rodríguez
  • Raquel Sancho
  • Luis Sogorb
  • Óscar Trobo
  • Marta Zabaleta
Tags: dokusi

About Author

Antxon Larrañaga

Project manager en EJIE

Comments

  1. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 16 marzo, 2012, 14:41

    El sistema de gestión documental, DOKUSI, es una de las joyas de la corona de la Administración electrónica del Gobierno Vasco.

    Zorionak a todo el equipo de DOKUSI por su excelente trabajo.

    Zorionak, Antxon, por esta serie de artículos que explican de manera brillante los diferentes aspectos de DOKUSI.

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  2. Gerardo Luzuriaga
    Gerardo Luzuriaga 19 marzo, 2012, 16:51

    Kaixo.

    Jarraitu dut bertatik bertara Antxon Larrañagak idatzitako artikulu interesgarri hauek. Laburrak bezain mamitsuak izan dira.

    Dena den, komentario hau ez dut idazten soilik ZORIONAK emateko, baizik eta beste leku batzuetan adierazi dudan kezka ere berriro zabaltzeko.

    Kontuan hartuta, dokumentazio kudeaketaren sistemaren helburua dela informazioa antolatzea (automatizatua, osatua, fidagarria) eta erakunde osorako baliabide komuna sortzea, logikoena izango litzateke erakunde bakoitzaren dokumentalistekin kontuan hartzea.

    Ez naiz luzatuko gehiegi, baina Eusko Jaurlaritza erakunde administratibo handia izanda, normaltzat ematen dut sail bakoitzaren dokumentazio arduradunekin harremanetan jartzea dokumentazio kudeaketaren sistema antolatzean.

    Alde batetik, dokumentalistek erakundearen ikuspegi globala daukagulako, eta dokumentazioaren arduradunak garelako; bigarrenik, artxibategia baita lekua non gordeko diren agiriak, hortaz, atxibozainak sistemaren elementu garrantzitsuak gara; hirugarrenik, azken finean gu garelako dokumentazioa antolatzeko metodoak ezagutzen dugunok.

    Halaber, erakundearen informazioaren kudeaketa, (sortzen duena, jasotzen duena, base-datuetan dagoena, edo aplikazio informatikoetan dagoena), erakundearen alderdi estrategikoa baita; hots, dokumentazio kudeaketaren sistemaren xedea ez da soilik artxiboa antolatzea, baizik eta erakundearen eguneroko bizitza antolatzea, erakundearen kudeaketa eta zuzendaritzaren langileei lana errazten.

    Gauzak horrela sail bakoitzeko artxibo, dokumentaziogune eta liburutegi zerbitzuak, informatika zerbitzuarekin batera sistemaren erantzukizuna eduki beharko dute. Izan ere, dokumentazioari dagokionez artxibozainek-dokumentalistek erantzukizuna eduki beharko lukete.

    Hola:

    He seguido con atención y agrado los mensajes de Antxon Larrañaga. Interesantes, cortos y significativos.

    De todas maneras, no escribo este comentario solo para felicitar al autor, sino también para anotar algo de lo que ya he expresado en otros foros.

    Teniendo en cuenta que el objetivo de cualquier sistema de gestión documental es organizar la información (planificar una serie de actividades con el fin de controlar y recuperar la información) y crear con esta información un recurso colectivo válido para toda la institución, lo más lógico hubiese sido que los responsables de la documentación de cada organismo hubiesemos también tomado parte en ese sistema.

    No me voy a exterder excesivamente. He aquí alguna de las razones. Por un lado, es lógico que los documentalistas, archiveros seamos con el resto de profesionales que crean y gestionan los documentos los que decidamos la identificación y valoración de las series documentales, así como los documentos que se conservarán en el archivo.

    En segundo lugar, es necesario recalcar que la gestión de la información es uno de los aspectos estratégicos de cualquier organización. El sistema de gestión documental no es solo un sistema de información con miras al archivo, sino también y especialmente es un instrumento vivo y que tiene como función facilitar la información diaria a los órganos de dirección y de gestión de la institución.

    El servicio de biblioteca, documentación y archivo, junto al servicio de informática son los que deben dar cohesión a todo el sistema, (formado por las unidades administrativas del departamento), serán sin duda los documentalistas, archiveros los encargados y responsables de organizar las bases de datos con las que acceder a los documentos que la institución genera, de hacerlas accesibles para todo el colectivo, y de su futura conservación en lo que a las técnicas documentales se refiere.

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  3. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 20 marzo, 2012, 21:51

    Hola Gerardo:

    Como sabes, el sistema de gestión documental, Dokusi, se ha diseñado en colaboración permanente con el Servicio de Biblioteca, Documentación y Archivo del Gobierno Vasco.

    Desde mi punto de vista, el Modelo de gestión documental del Gobierno Vasco debería tener en cuenta el papel de los documentalistas y archiveros de los Departamentos y organismos que utilizan el sistema común de gestión documental, Dokusi.

    La reflexión que habéis realizado sobre la función de los bibliotecarios, archiveros y documentalistas en el marco de la Comunidad de prácticas de ese colectivo puede ser una magnífica oportunidad para analizar vuestra participación en el modelo de gestión documental y, mejor aún, en el propio modelo de gestión de los servicios del Gobierno Vasco.

    Lo hablamos en breve y ojalá que pronto podamos exponer resultados tangibles en este blog.

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