Onartu da Eusko Jaurlaritzaren Dokumentu Elektronikoen Kudeaketa-politika

Onartu da Eusko Jaurlaritzaren Dokumentu Elektronikoen Kudeaketa-politika

Irailaren 27an onartu zen euskal sektore publikorako Dokumentu Elektronikoen Kudeaketa Plana (DEKP).

DEKPa zen Administrazio Elektronikoari buruzko 21/2012 Dekretuaren araudia osoki garatzeko falta zen gaia. Hemendik aurrera, ordea, gure administrazio elektronikoak garapen osorako eta funtzionamendurako behar duen araudi-euskarria izango du.

Euskal Administrazioa aitzindari izan da Administrazio elektronikoaren ezarpenean: nahitaezko bihurtu baino hamar urte lehenago –2017an, 39/2015 Legearen arabera–, artxibo elektroniko bakarra ezarri zuen, eta dokumentu-kudeaketa digitalerako behar ziren prozesu guztiak garatu zituen, nahiz eta, hainbat arazo direla medio, DEKParen onarpena gaur arte atzeratu den. Hori, alabaina, ez da arazo izan dokumentu-kudeaketarako prozesuak ezartzeko, eta, azkenean, arlo horretan gertatu diren azken berrikuntzak jaso ahal izan dira.

Euskarri elektronikoan egindako kudeaketari esker, administrazio-prozedurak azkarrago eta errazago burutu ahal dituzte horretan dihardutenek, eta herritarrek abantaila handiak lortzen dituzte. Adibidez: ia momentuan erantzun ahal zaie kontsulta masiboei; tramitatzaileek une-unean eskuratu ahal dituzte beste administrazioren batean aurkeztutako dokumentuak; eta praktika desegokiak saihesten dira, esaterako, aplikazioan behar ez diren dokumentuak txertatzea edo dokumentu desegokiak sortzea. Gainera, asko aurrezten da paperezko dokumentuetan; izan ere, ekoizpena murrizteaz gain, kudeaketa elektronikoak paperezko dokumentazioa desagerrarazteko bidea irekitzen du, digitalizazio-seguru baten bidez kopia autentikoak egiteko aukera ematen baitu.

Aldi berean, dokumentazio elektronikoak erronka garrantzitsuak planteatzen ditu; besteak beste, dokumentua sortzen duenaren identitatea aseguratzea, eta informazioa, fidagarria izateaz gain, eskuragarri egotea denboran zehar, informatikaren arloko aldaketa eta zaharkitzeen mende egon gabe. DEKParen helburua da hori guztia bermatzea, baita dokumentazio-mota horretarako beharrezko diren betekizunak, funtsezkoak eta maila handiagokoak, betetzea ere. Ordenatu eta segurtasun juridikoa eskaintzen die gaur egun garatzen ari diren dokumentu-kudeaketarako prozesuei, eta horiek guztiak xehatzeaz gain, parte hartzen duten aktoreak horietako bakoitzaren erantzukizunak zehazten ditu.

DEKPan jasotako prozeduren artean, hiru nabarmentzen dira, dituzten inplikazioengatik: erregistro elektronikoa erabat ezartzea, 39/2015 Legeak arautzen duen bezala, euskarri horretan dauden dokumentuak zuzenean sartzeko eta herritarrek paperean aurkezten dituztenak digitalizatzeko; informaziorako irisgarritasuna, datu-babesaren segurtasunik handiena errespetatuz; eta kontserbazioa, segurtasun-estandarrei eta kontserbazio-egutegiak egiteari dagokienez (hau da, artxibatzea, eta, hala badagokio, garbitzea), aurretik bere irizpena eman ondoren Dokumentazioaren Balioespen, Hautapen eta Irispide Batzordeak (COVASAD).

Dokumentu elektronikoaren kudeaketa etengabe ebaluatzen da, eta gure administrazioko langileek lan hori ahalik eta baldintza onenetan egin dezaten, DEKPak ezartzen du etengabeko prestakuntza espezifikoa eskaini behar zaiela.

DEKPa Artxibo eta Administrazio Elektronikoko zerbitzuen artean egin dute, Informatika Zerbitzuaren eta EJIEren lankidetzarekin.

 

About Author

Enriqueta Sesmero- Inaki Ortiz

Enriqueta es responsable del Servicio de Archivo, Biblioteca y Publicaciones e Iñaki es responsable de Proyectos en la DACIMA. Gobierno Vasco

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*