Nueva Gaveta multidepartamental

Nueva Gaveta multidepartamental

El Modelo Básico de Tramitación (MBT) del Gobierno Vasco, para la familia de Ayudas y Subvenciones, establece que “se entiende como ayuda o subvención pública, toda disposición gratuita de fondos públicos realizada por la Administración a favor de terceros para fomentar una actividad de utilidad o interés social o para promover la consecución de un fin público”.

Podríamos decir que en el Gobierno Vasco, como en otras Administraciones Públicas, este tipo de procedimientos son los más habituales. Por lo tanto, es evidente que todas las facilidades de gestión, tanto para las personas o entidades terceras beneficiarias como para las personas encargadas de su tramitación siempre redundarán en favor de todos sus participantes. A quien solicita la ayuda o subvención ejerciendo su derecho a comunicarse con la Administración de manera telemática (desde el sillón de su casa), presentando su solicitud y todo lo que se le requiera, y a quien la recoge, estudia y concede o deniega, haciendo sus tareas de manera efectiva y eficiente.

El proyecto de “tramitación de ayudas desarrollo cero llave en mano” impulsado por la Dirección de Innovación y Administración Electrónica (DIAE) del Gobierno Vasco tiene como principal objetivo facilitar los modelos de interacción entre esas personas o entidades terceras interesadas y las personas encargadas de su tramitación, desde las fases iniciales de su gestión hasta la resolución final por parte de quien ostente dicha responsabilidad.

Teniendo como marco de referencia un sistema de tramitación telemática basado en el uso de las herramientas de PLATEA-Tramitación se empezó por la reingeniería y análisis de la propia familia de ayudas y subvenciones del Modelo Básico de Tramitación, identificando así las diferentes tipologías de ayudas existentes. Definido el modelo general, para cada procedimiento, y teniendo en cuenta todos los ámbitos involucrados (normativos, organizativos, técnicos, etc.) se estudiaron y aplicaron las posibles simplificaciones a realizar sobre dichos procedimientos, primando en cualquier caso las facilidades para las personas o entidades terceras interesadas.

No obstante, el proyecto no se olvidó en ningún caso de la gestión interna, sabedor de que toda mejora aplicada sobre ésta repercutirá positivamente en todos las partes. Así, se dispone ya de un sistema informático llamado “Gaveta de procedimientos de ayudas, becas y subvenciones” el cual facilita el control de los expedientes, y por ende, la ejecución de las tareas necesarias en su proceso de tramitación.

Desde esta aplicación, única para todas las personas responsables de la tramitación de este tipo de procedimientos en el Gobierno Vasco es posible:

  • Disponer de una visión simplificada de todos los expedientes que se están tramitando por cada uno de los procedimientos en lo que se tiene alguna responsabilidad.
  • Filtrar datos sobre dicha vista.
  • Realizar búsquedas parametrizadas sobre todos los expedientes, facilitando así su localización inmediata.
  • Por supuesto, y haciendo uso de PLATEA-tramitación, ejecutar las tareas que correspondan en cada fase.
  • Abrir expedientes para las solicitudes presentadas por vía telemática, y también presencial.
  • Exportar a Excel los datos de todos los expedientes.
  • Gestionar la propuesta para la comisión de evaluación y su finalización.
  • Acceso al módulo de gestión contable.
  • Con acceso directo a las guías didácticas que asesoran en su utilización.
  • Acceder al Servicio de soporte de incidencias y funcionamiento.

Y todo ello con una interfaz amigable, sencilla e intuitiva, en la que lo importante es la persona usuaria.

Pero esto no es todo, puesto que ya se están construyendo nuevos sistemas facilitadores como son el Gestor de Procesos Masivos (GPM) o el Gestor de Documentos Normalizados (GDN) que en cuanto estén operativos, también podrán ser utilizados de manera muy sencilla desde la propia Gaveta. Y más mejoras que se irán incorporando continuamente a sugerencia de quienes la utilizan y la necesitan para su trabajo diario.

Comments

  1. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 30 octubre, 2012, 18:34

    ¡Seguimos mejorando el back office corporativo de gestión de expedientes! La singularidad más notable de la Administración electrónica del Gobierno Vasco es que la práctica totalidad de los servicios electrónicos permiten la tramitación electrónica íntegra de los expedientes.

    Y, además, durante esta legislatura hemos mantenido un proceso de mejora continua de las herramientas del back office corporativo, tanto mediante la incorporación de nuevas funcionalidades, como avanzando también en la evolución tecnológica de los sistemas.

    Es destacable, también, que este proceso de evolución funcional y tecnológica de la plataforma de Administración electrónica se ha llevado a cabo en paralelo con el despliegue masivo de los servicios electrónicos, ya que hemos pasado en los últimos 2 años de aproximadamente el 15% de servicios electrónicos a más del 50% de servicios on line disponibles actualmente.

    En resumen, en esta legislatura se ha producido un gran avance en los servicios electrónicos del Gobierno Vasco, tanto en cantidad como en calidad.

    Desde mi punto de vista, ahora toca poner el foco en promover la utilización de los servicios, poniendo en marcha todas las acciones imaginativas y de poco costo que seamos capaces, que las hay.

    Mi más sincero reconocimiento a todas las personas que se han pasado varios años en un sprint permanente para conseguir estos resultados tan espectaculares.

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*