Modernización de registros administrativos y régimen local

Modernización de registros administrativos y régimen local

Cuando la Consejera de Justicia y Administración Pública tomó la decisión de crear la Dirección de Registros Administrativos y Régimen Local en el mes de febrero de 2010, y conformamos el equipo que forma esta Dirección, detectamos inicialmente una serie de necesidades en materia de modernización que eran de urgencia:

En primer lugar, en la parte de Asociaciones, se elaboraban muchos certificados de inscripción, que posteriormente servían para documentar la presentación de solicitudes para subvenciones convocadas por el propio Gobierno Vasco; asimismo, detectamos que la mayoría de las solicitudes que se presentan al Registro de Fundaciones, lo eran por Notarios, directamente desde las Notarías; igualmente, detectamos cómo en el trabajo diario de los funcionarios, era muy importante el acceso directo a la documentación que se encuentra en el archivo, casi diario, y dicho archivo se encuentra a una cierta distancia de dónde se encuentran los funcionarios, provocando el desplazamiento permanente y las pérdidas de tiempo y esfuerzo innecesariamente.

Todas estas cuestiones, así como algunas otras, las maduramos y las pusimos por escrito en un Plan de Modernización que redactamos y comunicamos a las Direcciones de Administración Electrónica y de Atención Ciudadana para que valoraran si era posible la realización de algún proyecto de asistencia a estas necesidades.

Afortunadamente, todas estas necesidades que detectamos coincidían total o parcialmente con proyectos que estaban en marcha o se podían poner en marcha, incluso en algún caso directamente para nosotros, lo que provocó el inicio casi en el mismo momento de varios proyectos distintos, pero en algún caso interrelacionados:

  • Proyecto de digitalización del Registro de Fundaciones: mediante este proyecto, hemos digitalizado el archivo documental, insertando en la aplicación informática que utiliza el servicio la parte esencial de la documentación de cada fundación que estaba en el archivo, pudiendo utilizarla el funcionario en cualquier momento, y también sirviendo para alimentar otro de los proyectos que comentaremos a continuación, que es el buscador.
  • Proyecto de elaboración de un buscador de fundaciones y asociaciones: en este proyecto, hemos propuesto la elaboración de un buscador que se inserte en nuestra página web, de tal forma que cualquier persona pueda realizar una búsqueda de fundaciones y asociaciones inscritas en los registros autonómicos, y pueda generarse un documento pdf que muestre los datos esenciales de cada fundación o asociación, lo que permitirá a los ciudadanos acreditar la existencia de esa persona jurídica.
  • Proyecto de elaboración de una nueva página web: en este caso, propusimos a la Dirección de Atención Ciudadana la elaboración de una nueva página web que responde a los criterios de facilitar la tramitación y el acceso del ciudadano de una forma lo más sencilla posible a la Administración. En esta página web hemos incorporado una variable muy interesante, ya que hemos diseñado unas instancias autorrellenables en pdf, individualizadas para cada uno de los trámites que se pueden realizar ante los Registros y el Protectorado, añadiendo una hoja de comprobación de la documentación, que permite al ciudadano comprobar, antes de presentar la instancia, que tiene toda la documentación necesaria para su tramitación. Asimismo, esta página web incorpora noticias, la documentación (texto y videos) del curso de fundaciones, formularios autorrellenables para la presentación de las cuentas y presupuestos anuales, y toda una serie de información que permite a los ciudadanos acercarse de forma más sencilla y accesible a la Administración en la parte que nos toca.
  • Proyecto de interoperabilidad con los Notarios: en este proyecto, en colaboración con la Dirección de Administración Electrónica, queremos conseguir que los Notarios puedan presentar telemáticamente, en el momento en que se elabore, la escritura notarial en la que se eleva a público los acuerdos del patronato, pudiendo por lo tanto hacer esta solicitud de inscripción de forma inmediata, y recibiendo la resolución de la misma forma, lo que agiliza los trámites administrativos, con gran seguridad.
  • Proyecto de Digitalización del archivo de asociaciones. En la misma línea de la digitalización de las fundaciones, hemos identificado la necesidad de digitalizar también el archivo de asociaciones. En este caso se trata de un proyecto de mucha más entidad por el volumen de las asociaciones inscritas (más de diecinueve mil) y por la existencia de tres delegaciones que mantienen su propio archivo, en las tres capitales vascas. Este proyecto contempla como punto final la incorporación a la aplicación informática que gestiona el servicio de la documentación relevante que consta en el archivo del servicio, de tal forma que haya disponibilidad inmediata de la misma.
  • Proyecto de eliminación del papel en la tramitación administrativa. Una vez finalizados todos estos proyectos, queremos abordar la eliminación absoluta del papel en la tramitación administrativa, mediante el fomento de la presentación telemática del mayor número posible de solicitudes, o la digitalización de la que aún se presente en papel, eliminando en la tramitación interna el papel, trabajando en todo momento desde la aplicación informática, y notificando en la medida de lo posible las resoluciones también por vía telemática.

Estos son por el momento los proyectos en los que nos encontramos; algunos ya han finalizado, como la elaboración de nuestra página web o la digitalización del archivo de fundaciones, algunos a punto de terminar, como la interoperabilidad con los notarios o el buscador de fundaciones y asociaciones, otros justo a punto de comenzar, como la digitalización del archivo de asociaciones, y por fin algunos son exclusivamente una declaración de intenciones, como la eliminación definitiva de la tramitación administrativa. Todos ellos han supuesto una revolución en la forma de trabajar en el día a día, permiten al funcionario reducir parte de su trabajo que era mecánico y aumentar el valor añadido en aquellos procedimientos que requieren un mejor y mayor estudio para una respuesta más adecuada.

Como ya dije una vez en el video que la Dirección de Administración Electrónica me pidió en relación a la modernización, estos procesos no son opcionales, no podemos seguir pensando desde la Administración que podemos elegir si iniciamos estos procesos o no, es algo obligatorio si queremos seguir siendo una Administración eficaz. Nadie menor de cuarenta o cuarenta y cinco años o incluso algo más, se plantea hoy en día si debe utilizar o no Internet para hacer una consulta, es su opción natural hacerlo, y debemos ofrecer soluciones que pasen por utilizar herramientas que están a nuestro alcance y que suponen facilitar la vida a las personas, ya que si no, no estaríamos haciendo bien nuestra tarea de gobierno.

Esta declaración de intenciones, siendo extremadamente sencilla, exige aunar muchas voluntades, mover muchas formas de trabajar que “siempre han sido así”, etc., pero poco a poco lo vamos consiguiendo, siendo mi Dirección hoy en día un referente en esta materia, gracias en buena parte a la gran relación de colaboración que tenemos con las dos Direcciones mencionadas que defienden este tema casi “obsesivamente”, como se puede apreciar en la formulación del PIP.

Iñaki Pariente de Prada
Director de Registros y Administración Local

Comments

  1. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 14 julio, 2011, 18:07

    El conjunto de proyectos que estáis llevando a cabo supone una auténtica revolución para los servicios que dependen de tu Dirección. Estoy seguro que en el horizonte de la legislatura culminarán con éxito el resto de proyectos que están en curso y, también, los que aun no se han iniciado pero ya están previstos.

    Es un placer colaborar con “clientes” que no sólo se lo creen, sino que son los primeros en tirar del carro. Así es mucho más fácil modernizar la Administración pública ;-).

    Te felicito por el gran trabajo que estáis haciendo en la Dirección de Registros Administrativos y Régimen Local y te agradezco que lo hayas contado en este blog.

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  2. Antxon
    Antxon 22 julio, 2011, 01:25

    En esta Dirección, habéis cogido el “toro por los cuernos” y por si no lo sabéis, lo estáis dominando. Yo he participado y estoy participando en algunos de vuestros proyectos y aunque no me gusta este espectáculo, creo que os váis a llevar las dos orejas y el rabo.

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  3. José Félix Crego
    José Félix Crego 2 agosto, 2011, 21:33

    Acabo de leer esta noticia en el blog, pese a haber sido publicado el 14 de julio y me ha encantado todo el contenido del proyecto. Como funcionario de una administración local tenemos que realizar a menudo consultas al registro de asociaciones, al de fundaciones o al de cooperativas. Las consultas siempre han sido mediante correo electrónico, pero ahora nos abrís la oportunidad de solicitaros que nos tengáis en cuenta a la hora de ofrecer nuevos servicios web (o como queramos llamarlos) para realizar esas consultas de forma más eficiente y rápida. Si además se crea un sistema de suscripción a alertas por cambios en estatutos o de representantes legales de las entidades registradas, crearíamos una cadena de confianza aguas abajo que redundaría en mucha mayor seguridad jurídica en nuestras actuaciones y en molestias mínimas para los ciudadanos/empresas que trabajan con nosotros, eso sin contar con el efecto publicitario que supondría para estos últimos el hecho de que Administraciones Públicas distintas interoperen sin problemas.

    Recibid también mi felicitación y por favor, no os olvidéis de nosotros cuando entréis a definir requisitos de usuario en vuestros planes de modernización, porque además de vuestros clientes directos, también los hay indirectos o secundarios.

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