Localizador universal de documentos

Localizador universal de documentos

Cada vez es más infrecuente ver un billete de avión. En su lugar, solemos disponer de un documento en papel resultado de imprimir un fichero electrónico que nos descargamos de la página web donde hemos comprado el billete. Este papel contiene la misma información que el billete pero carece de su valor. Afortunadamente, el papel contiene código alfanumérico, denominado localizador, que permite, en caso necesario, a los empleados de la compañía aérea comprobar la veracidad de los datos y, de esta manera, dejarnos embarcar.

Evolución legislativa

En el año 2006, el Ministerio de Industria, mediante la Orden ITC/1475/2006, otorgó valor de copias auténticas a las copias impresas de documentos electrónicos originales si se les añadía, a las copias impresas, un localizador universal que permitiera comprobar su autenticidad e integridad. Un año después, la Ley 11/2007 en el artículo 30.5, extendía la posibilidad del uso del localizador a todas las administraciones públicas.

Sin un nombre definido

El artículo 30.5 de la Ley 11/2007 habla de “un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública”. Como vemos, no le da un nombre concreto. Sí lo hace, sin embargo, en el artículo 18.1.b el cual habla de un Código seguro de verificación (CSV). Pero este código es, como dice la ley, un sistema de firma electrónica no basada en certificados reconocidos, no lo confundamos con el código del artículo 30.5 cuya única función es llevarnos hasta el documento original que tendrá su propia firma electrónica reconocida.

Sin este “bautismo legal”, cada administración pública ha elegido la denominación que ha creído conveniente. Por ejemplo, el BOE lo denomina Código de Verificación Electrónica (CVE). Nosotros, en el Gobierno Vasco, lo denominamos Localizador universal de documento o, simplemente, localizador.

Uso del localizador en el Gobierno Vasco

El fundamento del localizador es dotar de validez legal a las copias en soporte papel de documentos electrónicos. Vamos a ver un caso práctico.

Imaginemos que el Gobierno Vasco concede una ayuda a un ciudadano. Esta ayuda se plasma en un documento electrónico firmado electrónicamente por el órgano competente. En previsión de que este documento sea impreso en papel, se le añade el localizador y la sede web donde debería introducirse dicho localizador (el resultado se puede observar en la imagen de la derecha, se puede apreciar el localizador en el margen derecho del documento). El primer paso sería el envío telemático del documento al ciudadano (paso 1). Supongamos que éste debe aportar dicho documento en otra tramitación con otra administración. Si ese trámite no está accesible por vía electrónica, el ciudadano deberá imprimir el documento electrónico y adjuntarlo a la solicitud que presente en la otra administración (paso 2). El tramitador de la otra administración, para comprobar la autenticidad e integridad de la copia en soporte papel, se conectará a la sede web del Gobierno Vasco e introducirá el localizador (paso 3). La sede web del Gobierno Vasco le mostrará en pantalla el documento original que obra en su poder (paso 4). Así mismo, le permitirá comprobar la validez de la firma electrónica, la identidad del firmante, etc. El siguiente diagrama representa el flujo que acabamos de describir.

Este caso práctico presenta variantes. Por ejemplo, si el ciudadano hubiera indicado que desea que le envíen las comunicaciones en soporte papel, la impresión de la copia en papel la realizaría el Gobierno Vasco.

Situación actual

El localizador ya está siendo utilizado en los documentos que se emiten en muchos procedimientos administrativos. Ejemplos representativos serían: las Ayudas a las familias y el Registro oficial de contratistas.

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Antxon Larrañaga

Project manager en EJIE

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