Hacia una nueva Intranet como red de trabajo y relación

Hacia una nueva Intranet como red de trabajo y relación

¿Alguien recuerda los tiempos en que había un dispositivo para cada actividad administrativa? Teníamos la máquina de escribir y la de calcular, el teléfono y el fax, las agendas de mesa y los sellos de caucho, libros de contabilidad y archivos de documentos. Hoy en día todo está siendo suplido por el ordenador –de sobremesa, portátil, como tableta o camuflado en un smart phone.

El ordenador vale para todo, pero el software no. Tenemos procesadores de texto y hojas de cálculo,  correo y agenda electrónicos, aplicaciones de negocio y bases de datos, discos duros y unidades de red compartidas. Sin embargo, las funciones del trabajo público no se estructuran de esa manera y frecuentemente tenemos que ir saltando de aplicación en aplicación para conseguir nuestro objetivo. Además, convivimos con una constelación de herramientas tecnológicas, con prestaciones que a menudo  se solapan y un alto nivel de incertidumbre respecto de cuál es la mejor manera de resolver las tareas.

Si enviáramos un antropólogo a la Administración, podría clasificar distintas culturas administrativas según la manera de organizar el trabajo y uso de la tecnología. Existen comportamientos muy diferentes y muy pocas experiencias de evaluación para decidir cuál es la forma más eficiente y satisfactoria de hacer las cosas.

Pues bien, tenemos un proyecto en el PiP encaminado a estudiar los comportamientos de trabajo y dotarnos de la plataforma tecnológica idónea para soportarlos. Su título es “Diseño y despliegue de una nueva versión de la Intranet”. Realmente, es un título insatisfactorio, que obliga a poner la palabra “intranet” entre muchas comillas, ya que la idea es ir mucho más allá. No nos vamos a restringir a lo que ahora se cubre con el espacio de Jakina, sino que vamos a considerar el conjunto de la actividad laboral y su tecnología de soporte, en torno a cuatro metáforas:

  • El taller: Es el espacio central. Agrupa las herramientas que necesitamos para desempeñar nuestras tareas productivas. Incluye elementos como el acceso a aplicaciones, la producción y archivado de documentos, o la información necesaria para el trabajo.
  • La universidad: agrupa las herramientas que sirven para compartir conocimiento, aprender, investigar.
  • La secretaría: sistemas de tramitación interna. En buena medida, lo resuelve “el portal del empleado” que está desarrollándose en el marco del proyecto EIZU.
  • La cafetería: soporte a la comunicación informal.

La nueva plataforma de trabajo debe dar respuesta a la necesidad de trabajo en red, y este es un elemento común a las cuatro metáforas. Debe permitir que el trabajo colaborativo se realice de manera natural y rutinaria. Hay otros proyectos que contribuirán a que esto suceda, en especial los de creación de Comunidades de Práctica y Equipos de Innovación, y el denominado “creación de un entorno colaborativo profesional dentro del Gobierno Vasco”, todos ellos en la línea 8 del PiP “Innovación y Gestión del Conocimiento“.

De momento, estamos en fase de estudio inicial. El proyecto viene liderado por la Dirección de Atención Ciudadana, con la asistencia de la empresa navarra Biko2, pero implica al conjunto del Gobierno Vasco y sus Organismos Autónomos. Necesitaremos hacer muchas preguntas para orientar el proyecto y esperamos además recibir opiniones y otro tipo de contribuciones de las personas interesadas en este proyecto. Nuestras redes están abiertas a quien quiera participar.


Tags: intranet, Jakina

About Author

Comments

  1. Ander Martínez
    Ander Martínez 4 noviembre, 2011, 13:37

    Efectivamente la realidad del día a día de nuestro trabajo con el ordenador actualmente tiene como punto de entrada las herramientas que tenemos instaladas (procesador de textos, hoja de cálculo, aplicación de tramitación, etc.) La secuencia de razonamiento es del estilo: tengo que hacer un informe de tipo x, por lo tanto tengo que abrir el procesador de textos, luego tengo que buscar la plantilla adecuada, escribirlo, guardarlo, y después, abrir el correo electónico, escribir el mensaje, seleccionar el destinatario, adjuntar el documento, y enviarlo.
    Sería estupendo que esa secuencia de tareas pudiese tenerla ya “configurada” en mi sistema, y que el punto de entrada fuese “hacer informe tipo x”, a partir del cual se abriese el procesador de textos con la plantilla adecuada y al finalizar se enviase por correo. Es decir, a partir de la propia ejecución de la tarea (que es en realidad mi necesidad) accedo a la herramienta, porque la tareas ya “sabe” que herramientas tengo que utilizar para conseguir mi objetivo.
    ¿Llegaremos algún día a un escenario de este tipo?

    Reply this comment
  2. Alorza
    Alorza 8 noviembre, 2011, 10:55

    Ander, sería ideal llegar a ese escenario y honradamente no sé si sabremos hacerlo. Eso exige un conocimiento profundo del trabajo de muchas personas con tareas diferentes. Por otra parte, presenta el riesgo de encorsetar: a muchas personas les gusta hacerlo “a su manera”. Pero la idea sigue siendo válida y hay que contemplarla como un objetivo a lograr, al menos para algunos procesos de trabajo frecuentes.

    Reply this comment
  3. Xabier Uriarte
    Xabier Uriarte 9 noviembre, 2011, 12:02

    Ander, la idea que comentas suena estupendamente bien: estaría genial poder utilizar una aplicación, portal o “X” que estuviera orientada a los “procesos” que hacemos habitualmente.
    Además, para evitar los encorsetamientos que comenta Alberto se podría pensar en packs de procesos: básicos, administrativos, financieros, tecnológicos, de conocimiento, personas, formación,etc…
    Yo creo que sí que vamos a llegar a un escenario de ese tipo. Además, puede ser lo suficientemente abierto para ofrecer al usuario la posibilidad de hacer las cosas a su manera.

    Reply this comment
  4. Ander Martínez
    Ander Martínez 9 noviembre, 2011, 22:38

    Cuando decía “configurada” me refería a que el usuario pudiese elegir el como hacerlo, a veces el informe se envía por correo, pero otras no. La idea encaja más con lo que comenta Xabier, sería una opción complementaria, pero no la única.

    Reply this comment

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*