El despliegue masivo de la Administración electrónica

El despliegue masivo de la Administración electrónica

La elaboración del PIP no ha parado el resto de proyectos que teníamos en curso. Uno de los proyectos de mayor impacto en los que hemos seguido trabajando durante estos meses es el de la tramitación electrónica de las ayudas. Y también en este proyecto estamos consiguiendo resultados muy satisfactorios.

Las ayudas suponen prácticamente la mitad de los procedimientos administrativos que se tramitan en el Gobierno Vasco. Por eso, desde el comienzo de esta legislatura nos marcamos el reto de implantar la tramitación electrónica de este tipo de expedientes, con la idea de concentrar los esfuerzos en las áreas de mayor impacto.

Así, durante el año 2010 desarrollamos una solución que permite tramitar electrónicamente los expedientes de ayudas de todos los Departamentos y Organismos Autónomos (OOAA) del Gobierno Vasco. Esta solución utiliza todas las funcionalidades genéricas de la infraestructura de PLATEA e incorpora un módulo específico para la gestión de las ayudas y de los documentos contables que llevan asociadas.

Mediante este sistema, en 2010 se puso en marcha la tramitación electrónica de 14 programas de ayudas en las áreas de Familia, Cultura y Transportes. Y, a renglón seguido, se planificó en el marco del PIP la digitalización de más de 180 convocatorias de ayudas de todos los Departamentos y OOAA a lo largo del presente año 2011:

El seguimiento de esta planificación a fecha de hoy es:

Este despliegue masivo de la tramitación electrónica de las ayudas es posible gracias a que hemos “industrializado” el proceso de incorporación de nuevos procedimientos al sistema. En la Sociedad de Informática del Gobierno Vasco-EJIE, se ha constituido un grupo reducido de personas que se encargan de elaborar los formularios específicos de cada ayuda y de parametrizar el procedimiento en el fichero de configuración de PLATEA.

A esta solución tecnológica le hemos denominado “Ayudas de desarrollo 0 – Llave en mano”, ya que se minimiza el trabajo informático necesario para incorporar nuevos procedimientos en el sistema y se provee a cada área de una aplicación propia que permite la tramitación electrónica de los expedientes desde el inicio hasta el cierre de los mismos.

Las actividades críticas en este proyecto se trasladan, así, a los ámbitos jurídico y organizativo. Se está trabajando con las personas que elaboran la normativa para que tengan en cuenta la tramitación electrónica en los decretos y órdenes reguladoras de los programas de ayudas y en las normas de convocatoria de cada procedimiento. Al mismo tiempo, los procedimientos son analizados y rediseñados para su incorporación al sistema.

Uno de los aspectos principales a considerar en este rediseño es la reingeniería de la documentación solicitada para la acreditación de los requisitos exigidos, tanto a las personas solicitantes como a los programas subvencionables, con el fin de simplificar e incorporar nuevas formas de obtener los datos. Especial relevancia tiene la sustitución de los certificados en papel por transmisiones de datos entre las administraciones públicas. Están operativos los servicios de verificación de la identidad, la residencia y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Y estamos comenzando ya a probar el servicio de cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social. Por tanto, desde el proyecto se vela para evitar la petición de estos certificados en papel.

Otro aspecto importante en este sentido, es la sustitución de la aportación de documentación por declaraciones responsables, en las que las personas solicitantes declaran que cumplen determinados requisitos y se comprometen a guardar, durante el tiempo que dura el proceso, la documentación que así lo acredita para presentarlo si les fuera solicitado o bien, porque son datos contenidos en registros públicos que pueden ser fácilmente comprobables por la propia Administración.

Pero nuestros objetivos no se limitan a que los servicios electrónicos estén disponibles, sino que pretendemos conseguir el mayor nivel de uso posible. Para ello, estamos trabajando en mejorar la usabilidad de los servicios y en su difusión entre sus destinatarios potenciales.

La principal dificultad es la resistencia al cambio dentro y fuera de la propia organización, por lo que se están elaborando y desplegando de planes de gestión del cambio, que tengan en cuenta la motivación, comunicación y formación.

Otra dificultad deriva de la transformación de la organización como consecuencia de la Administración electrónica, por lo que se está trabajando en la definición de un modelo de gestión que dote a la Administración de la estructura organizativa que desempeñe los roles y las funciones necesarias.

Este proyecto está contribuyendo al despliegue masivo de la Administración electrónica en el Gobierno Vasco, por el elevado volumen de servicios electrónicos incluidos en su alcance directo y porque, además, tiene un importante efecto tractor para la implantación y el uso de la tramitación electrónica en los restantes procedimientos administrativos del conjunto de Departamentos y Organismos Autónomos del Gobierno Vasco.

Comments

  1. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 1 abril, 2011, 00:02

    Este proyecto, como algunos otros, es una auténtica maratón, una larga carrera de obstáculos.

    Y en este caso, como en algunos otros, se están consiguiendo resultados muy meritorios.

    Este post me da la oportunidad de reconocer públicamente el gran trabajo que están haciendo las personas de la DIAE y de EJIE que están sacando adelante este proyecto por encima de todas las dificultades. ¡Ánimo, porque ya está hecho lo más difícil!

    El reto ahora es conseguir la máxima complicidad posible de los gestores departamentales, de las asesorías jurídicas, de los informáticos de los Departamentos y de todas las personas que participan de una u otra forma en la tramitación de las ayudas.

    Estoy seguro de que este proyecto va a alcanzar todos sus objetivos durante este PIP.

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  2. Alorza
    Alorza 1 abril, 2011, 08:49

    Zorionak, Cristina.

    Este post es un ejemplo estupendo de información sobre lo que hacemos y de rendición de cuentas. Excelente.

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  3. pablo
    pablo 1 abril, 2011, 09:28

    Hola Cristina, se me hace extraño que departamentos como Industria, Comercio, Turismo o Medio Ambiente, Agricultura y Pesca no estén en el cuadro que muestras en tu post, cuando me consta que gestionan gran cantidad de ayuda. ¿Hay algún motivo concreto?

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  4. Cristina
    Cristina 1 abril, 2011, 11:34

    Pablo, si tiene un aexplicación. En este post explico los procedimientos de ayudas que van a posibilitar la tramitación electrónica con la solución tecnólógica “Desarrollo cero-llave en mano”
    Por supuesto que hay otros proyectos de digitalización de los procedimientos de ayudas, becas y subveciones, en concreto los tres departamentos que nombras tiene sus propios proyectos. Además desde la DIAE hay otro proyecto para la digitalización de los procedimientos con un número elevado de expedientes (>1000).
    La suma de todas las iniciativas, esperamos que nos permitan poder decir en breve que hemos digitalizado la totalidad de los procedimientos de ayudas, becas y subvenciones.

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  5. Elías
    Elías 2 abril, 2011, 09:45

    Este proyecto está en el momento adecuado de equilibrio entre temperatura y presión.

    Digo todo esto porque es un proyecto donde los actores principales son múltiples, desde los tramitadores, interlocutores informáticos, asesorías jurídicas, asistencia técnica de los departamentos, ciudadanía, responsables del proyecto, responsables de contenidos, DIAE, DAC, consultoría funcional, ………

    Cuando el número de actores principales es tan elevado el éxito es de todos y seremos todos los que vamos a sacar todo esto adelante.

    Y como última reflexión pido paciencia para los incrédulos, confianza para los primeros departamentos a salir e ilusión para todo el equipo de trabajo, porque lo ya realizado es un gran éxito.

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