Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos

Conservación a largo plazo de los documentos electrónicos

Evidencia jurídica y memoria histórica

La producción administrativa del Gobierno Vasco genera documentos. Estos documentos son evidencia jurídica y memoria histórica de la actividad del Gobierno Vasco. Por tal motivo, es obligación del Gobierno Vasco conservarlos y mantenerlos disponibles.

Desde el momento en que el Gobierno Vasco inicia la Administración electrónica, dispone sólo de originales electrónicos de ciertos procesos. A partir de ese momento, la conservación de los documentos electrónicos es un deber ineludible.

La ley obliga

La legislación, también, obliga a las Administraciones públicas a conservar los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. Según el artículo 6 de la Ley 11/2007, los ciudadanos tienen derechoa la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.

Respuesta del Gobierno Vasco

Por ello, el Gobierno Vasco ha desarrollado e implantado Políticas y Mecanismos de Conservación.

En materia de conservación de documentos electrónicos a largo plazo, los principales requisitos a cumplir son garantizar su:

  • Disponibilidad
  • Confidencialidad
  • Integridad
  • Autenticidad
  • Valor probatorio (Autenticidad + Integridad).

Estas garantías se deben de mantener tanto tiempo como lo determinen los calendarios de conservación. Éstos, según el Reglamento de Archivo de la CAE, son los “Instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservación o eliminación y su accesibilidad”.

Principales amenazas

Algunas de las amenazas que podrían hacer perder a los documentos electrónicos su integridad, autenticidad, disponibilidad y/o confidencialidad son:

  • Pérdida de la Integridad
    • Alteración del contenido
  • Pérdida del valor probatorio (Autenticidad + Integridad)
    • Alteración o borrado de la firma electrónica
    • Obsolescencia del software de verificación de firma
    • Vulneración del sistema de firma electrónica (algoritmos de firma y de hash)
  • Pérdida de la Disponibilidad
    • Borrado del documento electrónico
    • Deterioro físico de los soportes en los que se almacenan los documentos electrónicos
    • Obsolescencia del soporte
    • Obsolescencia del formato de documento electrónico
  • Pérdida de la Confidencialidad de los documentos electrónicos
    • Acceso no autorizado a la información

Mecanismos de conservación

Los mecanismos de conservación a largo plazo propuesto se basan en cinco elementos principales:

  • Utilización de formatos de firma longeva, como las firmas AdES, en los documentos electrónicos generados por el Gobierno Vasco.
  • Gestión del ciclo de vida de la firma electrónica, anticipándose a la caducidad de las firmas electrónicas mediante el resellado de las mismas.
  • Utilización de formatos longevos de documentos electrónicos, como PDF/A, en los documentos generados por el Gobierno Vasco.
  • Gestión de obsolescencia de los formatos de documentos electrónicos: anticipándose a la obsolescencia de los formatos de documentos electrónicos en coordinación con el futuro catálogo de estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).
  • Custodia en un entorno seguro que siga las directrices del ENS. En el caso del Gobierno Vasco, el Archivo digital.

Gestión del ciclo de vida de la firma electrónica

La seguridad de la firma electrónica se basa en el uso de unas claves y unos algoritmos criptográficos. Éstos, a medio/largo plazo podrían ser vulnerados. Por tal motivo, siguiendo las indicaciones del ENI y del ENS, antes de que caduque el certificado de la Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA), las firmas electrónicas de los documentos almacenados en el Archivo digital serán automáticamente reselladas, mediante un proceso de dokusi, utilizando claves y/o algoritmos más robustos.

De la misma manera que las muñecas rusas –las matruskas- albergan otra muñeca, así se va añadiendo cada vez un recubrimiento exterior que protege a la firma electrónica.

Gestión de obsolescencia de los formatos de documentos electrónicos

Cuando exista riesgo de obsolescencia de un formato de documento electrónico o bien deje de figurar entre los admitidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, dokusi aplicará un procedimiento normalizado de “copiado auténtico de los documentos aplicando una cambio de formato” a los documentos que estén albergados en el Archivo digital y que estén en el nivel del Archivo general.

Para los documentos que estén en el nivel de Archivo de oficina, serán los responsables de dichos documentos los que decidirán sobre la conversión de formato asistidos por las herramientas de dokusi.

Tags: dokusi

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Antxon Larrañaga

Project manager en EJIE

Comments

  1. pablo
    pablo 20 diciembre, 2011, 18:42

    El enlace a “Reglamento de Archivo de la CAE”, parece que no funciona, se abre en blanco, ¿a vosotros también?

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  2. Naiarapzv
    Naiarapzv 21 diciembre, 2011, 15:08

    Kaixo Pablo!
    Cuando pinchas en el enlace se descarga un pdf. La página se queda en blanco pero se descarga un documento…

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  3. Antonio Carrión
    Antonio Carrión 15 noviembre, 2012, 10:16

    Primero ¡enhorabuena por el blog!
    En segundo lugar, no soy un experto en el tema, pero ¿podría ser esta la norma que aprueba el catálogo de estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)?

    http://www.boe.es/boe/dias/2012/10/31/pdfs/BOE-A-2012-13501.pdf

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    • Antxon Larañaga
      Antxon Larañaga 15 noviembre, 2012, 17:14

      Muchas gracias en nombre de todos los que participamos en este blog, lo único que pretendemos es aportar nuestro granito de arena con nuestra opinión en los temas que tratamos.
      Efectivamente la norma técnica aprobada el 31 de Octubre que nos indicas, es a la que nos referíamos en el artículo anterior.
      Deseamos que sigas con nosotros en estos comentarios y quedamos a tu disposición.
      Un cordial saludo.

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