Aurrerabide, un proyecto para transformarnos en una administración como nos quiere la ciudadanía (2ª parte)

Aurrerabide, un proyecto para transformarnos en una administración como nos quiere la ciudadanía (2ª parte)

En el post anterior os ofrecíamos las razones por las que nacía el proyecto Aurrerabide, destinado a transformar nuestra administración para adaptarla a lo que quiere y nos pide la ciudadanía vasca. Hoy, queremos ahondar un poco más en el desarrollo de este proyecto.

Para empezar, consenso. Hemos pensado que este proyecto no tiene sentido si los principales protagonistas, los y las altos cargos y los y las responsables de servicio no están convencidos de su necesidad y asumen el compromiso de llevarlo a cabo. Por ello, en este momento, estamos realizando reuniones en todos los Departamentos y OOAA y en el próximo mes se realizarán reuniones por Direcciones, para explicarlo y conseguir el consenso y la implicación necesarios de todos los niveles de la organización.

Si efectivamente se comprueba una aceptación generalizada y una actitud positiva para su desarrollo, el Gobierno aprobaría, mediante un Acuerdo de Consejo de Gobierno, el modelo y un proyecto de implantación para los próximos cuatro años, que se concretará en compromisos específicos con cada Dirección o unidad organizativa que vaya participando en el proceso.

Una vez aprobado, el proyecto se ejecutaría en cuatro fases:

Egiten Ikasi. Aprender haciendo. Los entregables

Se trata de una formación basada en el aprendizaje compartido y en talleres prácticos. Así, durante un año se organizarán 10 sesiones de 5 horas en un periodo de un año (1 por mes) de los directores y las directoras con las personas responsables de servicios donde, por una persona especialista, que actuará como entrenadora:

  • Se les explicará el modelo.
  • Se les formará en herramientas relacionadas con la buena gestión.
  • Se les informará sobre experiencias de éxito.
  • Se les facilitarán estándares y se les tutorizará para que elaboren, ya dentro de sus direcciones y entre sesiones, la documentación básica que les deberá servir en su trabajo posterior. Así, entre otra,:
    • Catálogo de servicios
    • Mapa de procesos
    • Fichas de procesos operativos
    • Planificación básica a dos años

Inicialmente está previsto que en un periodo de tres años (febrero 2014 a enero 2017) todas las direcciones del gobierno hayan realizado este módulo.

Evaluación de la Gestión

Seis meses después de finalizada la fase Egiten Ikasi por cada Dirección y OOAA, se realizará una evaluación de su gestión para:

  • Comprobar el avance en la implantación del modelo
  • Ayudarles a concretar lo que mejor hacen y a identificar las áreas en las que pueden mejorar

La evaluación la realizarán las propias unidades organizativas del Gobierno con el apoyo del Servicio de Evaluación de la Gestión y de una Red de Evaluación en la que participaran distintas personas de nuestra propia administración, que recibirán formación específica.

Planes de mejora y seguimiento

Tras la evaluación, se realizará con cada Dirección y OOAA un plan de mejora para:

  • Abordar las áreas de mejora que se consideren prioritarias
  • Mejorar por constatación, convencimiento y ayuda y mediante compromiso.
  • Realizar un proceso progresivo de transformación en la gestión y en la organización para adaptarse a las nuevas demandas ciudadanas y para que progresivamente sea más eficaz y eficiente.
  • Establecer una nueva cultura de planificación y gestión.

En el plan de mejora se concretarán su forma de revisión y el seguimiento de su cumplimiento.

Y esto ¿se puede hacer?

Estamos convencidos que debemos y que lo podemos hacer. Aunque será difícil, supondrá un gran esfuerzo y tendrá riesgos, creemos que, con el trabajo de todos y todas, es posible.

Para ello, todos los que estamos implicados en la definición del proyecto:

solicitamos vuestro apoyo, manifestamos nuestro compromiso total en el desarrollo del mismo y nos ponemos a vuestra disposición para aclararos las dudas que tengáis.

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Simón Mesanza

Herritarrak Hartzeko eta Administrazioa Berritzeko eta Hobetzeko Zuzendaritza / Dirección de Atención a la Ciudadanía e Innovación y Mejora de la Administración

Comments

  1. Iñaki Ortiz
    Iñaki Ortiz 2 diciembre, 2013, 11:15

    Este proyecto me parece fundamental para “influir” sobre la cultura de gestión de nuestra organización. Creo que tenemos que avanzar desde posturas “inerciales” hacia una gestión por objetivos, con evaluación de resultados y con planes de mejora basados en datos.

    Puede parecer que este proyecto se plantea objetivos de perogrullo, pero sin embargo aborda cuestiones que, por muy básicas que parezcan, siguen siendo necesarias en nuestra organización y, seguramente, en la mayoría de las administraciones de nuestro entorno.

    Y, además, creo que el proyecto acierta cuando comienza por una formación amplia, en contenidos y destinatarios, en la que basa toda su ejecución posterior. Si pretendemos que las personas gestionen y actúen de una manera determinada, habrá que empezar por explicarla y por dotarles de los conocimientos necesarios.

    Muchas veces, entre lo necesario y lo factible a corto plazo se suele optar por el camino más sencillo. En esta ocasión se ha decidido hacer lo necesario, aunque no sea fácil.

    Todo mi apoyo para las personas que han asumido la difícil tarea de impulsar y llevar a buen puerto este proyecto, empezando por Simón.

    Seguro que el esfuerzo va a merecer la pena, porque el reto es estimulante y se puede aprender mucho con este proyecto, sin perjuicio de los resultados (grado de cumplimiento de objetivos) que, sin duda, también serán positivos.

    Ánimo!!!

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  2. Francisco
    Francisco 6 marzo, 2014, 17:36

    Cuando se hizo el proyecto de análisis funcionales, los que nos los creímos, soñábamos con que los altos cargos y los directores estuvieran a la altura, como decía el director de negociaciión colectiva de entonces. Pues bien, cuando ese equipo de gobierno cayó, las resitencias internas, de la mayoría sindical (que no todos), de las propias direcciones de servicios acogotaron el nuevo modelo de gestión de RRHH hasta que quedó solo un esqueleto inoperante que hoy funciona como un corsé para muchos y resulta inútil, sin su acompañamiento del empantanado decreto de áreas funcionales y el nonato decreto de áreas relacionales. Un bonito modelo de coche de carreras al que le robaron las ruedas para que no anduviera. Así que nos conformamos con estar todos dentro del coche tocando la bocina y moviendo el volante de un lado para otro pero sin andar un paso.

    Los funcionarios de la administración general del Gobierno Vasco estamos hartos de proyectos de gestión que se hacen con primor y que no valen para nada, para el cajón o para que el que venga de nuevo tenga una bella ocurrencia.

    Sin un liderazgo eficaz, que huya de las palabras huecas. Sin unas relaciones laborales normalizadas, sin una plantilla ilusionada y no estancada en su puesto de por vida cualqueir cosa de estas serán fuegos de artificio, que por lo que voy oyendo no son del agrado de mucha gente, que espera otra cosa.

    Un saludo

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    • Simón Mesanza
      Simón Mesanza 12 marzo, 2014, 19:17

      Coincido contigo en que nuestra administración es imperfecta en su organización y admite amplios grados de mejora. Hablas de análisis funcionales como “esqueleto inoperante” y, creo sinceramente, que este no es el lugar. Porque Aurrerabide no es un proyecto que tenga que ver con el cambio organizativo, sino que tiene un objetivo diferente: intentar inculcar de manera generalizada en toda nuestra administración un modelo para gestionar mejor. Ahora bien, nos dará la oportunidad de conocer lo que realmente funciona mal, para que el que tenga que tomar decisiones las pueda tomar.

      Algunos dentro de la Administración, bastantes diría yo, creemos que en las actuales circunstancias, con los actuales corsés normativos, con la limitaciones relativas a la gestión de las personas, incluso con las disminuciones presupuestarias, es posible funcionar mejor y por eso defendemos y nos comprometemos en un proyecto como este. No creo que Aurrerabide sea uno de los “proyectos de gestión que se hacen con primor y que no valen para nada” ni tampoco una “ocurrencia”. Se trata de un proyecto trabajado de forma colaborativa, muy meditado y testado en diferentes grupos de trabajo. El Modelo en el que se apoya ha sido realizado con la colaboración de personas de distintos de departamentos y el diseño de la fase de formación-acción Egiten Ikasi ha sido analizado en diferentes sesiones de contraste. Es un proyecto que huye del encargo externo de documentos que quizás no utilizaríamos y se centra en ayudarnos a pensar y escribir en grupo sobre buenas formas de hacer que podamos aplicar con nuestros compañeros y compañeras desde el día siguiente. Y precisamente el Modelo en el que se apoya y la fase Egiten Ikasi prestan una atención especial atención a intentar desarrollar patrones de liderazgo y comunicación eficaces para intentar motivar e ilusionar a nuestras personas.

      Decir que este tipo de proyectos “por lo que voy oyendo, no son del agrado de mucha gente” es una afirmación excesiva. Yo, y pienso que otros muchos y muchas, por lo que voy percibiendo en las sesiones de consenso que ahora estamos haciendo, no nos conformamos “con estar dentro del coche tocando la bocina y moviendo en volante sin andar un paso”, sino que creemos conveniente arriesgar para ser una administración mejor.

      Decía Thomas Carlyle que “De nada sirve lamentarnos de los tiempos que vivimos. Lo único bueno que podemos hacer es intentar mejorarlos”. Y en eso estamos.

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