Archivo digital del Gobierno Vasco

Archivo digital del Gobierno Vasco

Requisitos legislativos

En el ámbito de la Administración electrónica, la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos obliga a las Administraciones públicas a utilizar un repositorio electrónico para almacenar los documentos electrónicos que contengan actos administrativos.

Este repositorio deberá contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad y conservación de los documentos almacenados.

Este archivo electrónico, de manera complementaria a su predecesor en papel, será evidencia jurídica y memoria histórica de la actividad de las Administraciones públicas.

Múltiples repositorios de ficheros

Históricamente, cada departamento ha almacenado los documentos electrónicos que recibe o genera en repositorios de ficheros propios. Éstos son variados en cuanto a su tipología: sistema de ficheros del sistema operativo, bases de datos documentales, gestores documentes. Hoy, incluso, algunos documentos se guardan en la “nube”.

Esta variedad tiene la ventaja de poder utilizar en cada momento el repositorio que mejor se adapte a las necesidades pero tiene la desventaja de dificultar una gestión documental corporativa eficiente.

Solución: repositorio corporativo

Ante esta dispersión y siguiendo las directrices del Modelo de Gestión Documental, el Gobierno Vasco ha desarrollado el Archivo digital.

El Archivo digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos guardados con criterios de archivo y gestionables mediante unos servicios web. El Archivo digital entiende el documento electrónico como la suma de su contenido, sus metadatos y su firma electrónica (una o varias). Trata documentos de texto, imágenes, audiovisuales, etc.

Este repositorio corporativo forma parte de la Infraestructura de gestión documental de dokusi. Está desarrollado con una arquitectura SOA (Arquitectura orientada a servicios) sobre una herramienta ECM (Enterprise Content Management) e integrado con el sistema de seguridad corporativa (Xl-nets).

Actualmente, hay un número representativo de sistemas de información que lo utilizan. A medio plazo, todos los sistemas corporativos que gestionen documentos electrónicos utilizarán el Archivo digital.

Funcionalidades

A parte de almacenar y recuperar documentos electrónicos y sus firmas, el Archivo digital ofrece, entre otras, las siguientes funcionalidades a los sistemas de información:

  • Búsqueda por metadatos de los documentos y por palabras contenidas en ellos.
  • Registro de accesos a los documentos según los requisitos de la LOPD.
  • Adición de un localizador al documento electrónico que otorgue a una copia impresa el valor de copia auténtica.
  • Mecanismos de custodia y conservación a largo plazo del valor probatorio de los documentos electrónicos.
  • Herramienta de digitalización segura de documentos en soporte papel.
  • Conversión de formatos de documentos electrónicos
  • Importación masiva de documentos electrónicos
  • Acceso mediante servicios web o mediante librerías java de backend.

Principales ventajas del uso del Archivo digital

La principal ventaja del uso del Archivo digital es el cumplimiento de los requisitos legales en materia de gestión documental ya que está desarrollado según las directrices del Modelo de Gestión documental el cual da respuesta a dichos requisitos.

Otra ventaja reseñable del Archivo digital es su labor vertebradora en el flujo documental durante la producción administrativa. Cuando un documento entra en el Archivo digital –por ejemplo, a través del registro- no es necesario que el documento “viaje” o se copie posteriormente a los sistemas de tramitación y de archivo, éstos son capaces de acceder al documento mediante su identificador.

Por último, nos gustaría citar que los criterios archivísticos que organizan el Archivo digital nos permiten saber cuál será el ciclo de vida de cualquier documento albergado en él:

  • niveles de archivo por los que pasará,
  • si será conservado permanentemente o si será expurgado cuando lo indique el calendario de conservación de su serie documental,
  • etc.
Tags: dokusi

About Author

Antxon Larrañaga

Project manager en EJIE

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